La planificación de un evento puede ser un proceso estresante, y a menudo los organizadores se sienten abrumados. Nuestros 10 consejos para una gestión de eventos exitosa le ayudarán a dominar el fino arte de la planificación de un evento memorable y eficaz. ¡Conoce la mejor agencia de eventos en Madrid!
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Empiece pronto
Empiece a planificar lo antes posible. Si su evento es de gran envergadura, debería empezar a planificarlo con cuatro o seis meses de antelación. Los eventos más pequeños necesitan al menos un mes para su planificación. Para que los preparativos finales del evento fluyan sin problemas, intenta asegurarte de que todos los contratos con los proveedores estén terminados unas semanas antes del evento.
Manténgase flexible
A lo largo de la planificación del evento, las cosas van a cambiar. Ya sea el horario, el lugar o incluso el tipo de evento que va a organizar, debe asegurarse de ser flexible y de poder satisfacer las demandas cambiantes.
Negociar
A pesar de lo que muchos proveedores le dirán, todo es negociable. Recuerde que en todo evento habrá costes imprevistos, así que intente negociar un precio lo más bajo posible. Determina tu presupuesto antes de reunirte con un proveedor y ofrécete a pagar entre un 5 y un 10% menos de esa cifra. Puede que su proveedor se resista, pero en última instancia quiere ganar su negocio.
Asigne responsabilidades
Divida los distintos elementos del evento en secciones (por ejemplo, registro, catering, transporte) y asigne una sección a cada miembro de su equipo. Como son los únicos responsables de su propia sección, estarán mucho más al tanto de los pequeños cambios de detalle.
Crear un documento compartido
Con la nube llegan muchos beneficios, y colaborar con tu equipo no podría ser más fácil. Para mantener a todos en la misma página, cree un manual o documento central que detalle todo lo relacionado con el evento, incluyendo los contratos con los proveedores, la información de los asistentes y el plano de la sala. Con un documento compartido, todo el mundo puede consultarlo si no está seguro, y todo el equipo puede detectar si algo está fuera de lugar.
Tenga un plan de respaldo
Es raro que un evento se lleve a cabo sin al menos un problema, un artículo puede no aparecer o una persona importante puede llegar tarde. Evalúe los activos más importantes que tendrá su evento y cree un plan de reserva para cada uno de ellos. Si surgen varios problemas en el futuro, clasifíquelos y decida si se puede encontrar una alternativa, o si debe eliminarse por completo del evento.
Haga un repaso
Unas dos semanas antes del evento, repase todo el proceso. Organice una reunión con su equipo y repase mentalmente todo, desde el montaje inicial hasta el proceso de seguimiento. A menudo, en estas reuniones se ponen de manifiesto las complicaciones y se tiene tiempo para corregirlas. Unos días antes del evento, organice otro repaso en el lugar de celebración.
Fotografíe todo
Las imágenes valen más que mil palabras, y publicar fotos positivas en Internet es una forma excelente de demostrar el éxito de su evento. Si dispone de presupuesto, contrate a un fotógrafo profesional, que estará más al tanto del tipo de fotos que se necesitan y se acercará a usted para pedirle detalles. Pida varias fotos para asegurarse de cubrir todas las bases, como una instantánea de la sala llena, fotos de la marca del evento y muchas fotos de los asistentes disfrutando.
Conéctese a Internet
Un evento es la forma perfecta de aumentar su presencia en las redes sociales. Cree un hashtag personalizado para su evento en Twitter y anime a sus seguidores a tuitear sobre él. Del mismo modo, crea un evento en Facebook y anima a tus seguidores a etiquetar el evento en las publicaciones pertinentes. Sube tus fotos una vez finalizado el evento y anima activamente a los usuarios a etiquetarse.
Haga un seguimiento inmediato
Una vez finalizado el evento, muchos organizadores caen en un error común: tomarse un descanso. Aunque la logística esté hecha, es importante ser proactivo en el seguimiento de los asistentes, ya sea por correo electrónico o en las redes sociales, para demostrar el éxito del evento.
