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5. Cómo simplificar las tareas con pasos rápidos en Outlook 2016

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Por Bill Dyszel

A estas alturas, sin duda habrá notado que algunas acciones de Outlook requieren varios clics del ratón para completarse, como el proceso de responder a un mensaje y luego eliminarlo. Eso no es gran cosa si sólo realizas una acción en particular de vez en cuando, pero si es algo que haces regularmente en Outlook, puede convertirse rápidamente en una molestia. Si realiza ciertas tareas con regularidad, la función Pasos rápidos de Outlook puede acudir en su ayuda.

Quick Steps le permite reducir las tareas de varios pasos a un solo clic del ratón. Encontrará Pasos rápidos en el módulo Correo, en el centro de la ficha Inicio de la cinta. Aunque el cuadro Pasos rápidos sólo está visible cuando se utiliza el módulo Correo, puede utilizar Pasos rápidos para acelerar las acciones con la mayoría de los módulos de Outlook, como Calendario o Tareas.

Al instalar Outlook por primera vez, el cuadro Pasos rápidos ya contiene seis Pasos rápidos:

• Mover a: Utilice este paso rápido si mueve los mensajes con frecuencia a una carpeta específica.
• Correo electrónico del equipo: Utilice este paso rápido para abrir el formulario de nuevo mensaje y rellenar el campo Para con un conjunto determinado de destinatarios.
• Responder & Borrar: El nombre lo dice todo: Cuando selecciona este paso rápido, Outlook abre automáticamente un formulario de mensaje para responder al remitente del mensaje seleccionado y mueve el mensaje seleccionado a la carpeta Elementos eliminados.
• Por el gerente: Este paso rápido abre automáticamente un formulario de mensaje para reenviar el mensaje seleccionado a un destinatario en particular, pero no elimina el mensaje seleccionado.
• Hecho: Esto marca el mensaje seleccionado con la bandera Marcar como completo, marca el mensaje como leído y mueve el mensaje a una carpeta designada.
• Crear nuevo: Estrictamente hablando, esto no es realmente un Paso Rápido; abre el Asistente para Edición de Pasos Rápidos, que le permite crear sus propios Pasos Rápidos personalizados La casilla Pasos Rápidos se encuentra en el centro de la pestaña Inicio de la Cinta.

Excepto el Paso Rápido de Responder y Eliminar, cada uno de estos Pasos Rápidos requiere que usted tome algunas decisiones la primera vez que los utilice. Después de hacer esto, no tendrá que volver a hacerlo nunca más – Outlook recordará lo que quiere que haga cada vez que seleccione el Paso Rápido.

Cada uno de los Pasos Rápidos es un poco diferente, pero aquí se utiliza como ejemplo el Paso Rápido:

1. Haga clic en el icono de Bandeja de entrada en el panel de carpetas (o presione Ctrl+Mayús+I) Aparece su lista de mensajes de correo entrantes.
2. Seleccione un mensaje en la Bandeja de entrada, puede ser cualquier mensaje. No te preocupes de que se mueva. Siempre que sea la primera vez que utilice el paso Mover a paso rápido, el mensaje que seleccione no se moverá; Outlook sólo necesita saber para qué tipo de elemento de Outlook está creando el paso rápido.
3. Haga clic en la ficha Inicio y haga clic en el icono de la esquina superior izquierda del cuadro Pasos rápidos. Si el cuadro de diálogo ya tiene un nombre de carpeta, Outlook sólo intenta ser útil sugiriendo la última carpeta a la que movió un mensaje; el cuadro de diálogo Configuración de la primera vez seguirá abierto.
4. Seleccione una carpeta en el cuadro Mover a carpeta haciendo clic en la flecha al final del cuadro. Si no ve la carpeta que desea, elija la selección Otra carpeta, que abre la ventana Seleccionar carpeta para que pueda ver una lista detallada de todas las carpetas disponibles. Incluso puede crear una nueva carpeta utilizando la ventana Seleccionar carpeta.
5. Si desea que cada mensaje se marque como leído cuando el Paso rápido lo mueve, asegúrese de que la casilla de verificación Marcar como leído también esté seleccionada.
6. Escriba un nombre para el Paso Rápido en el cuadro de texto Nombre Probablemente notó que tan pronto como seleccionó una carpeta en el cuadro Mover a carpeta, Outlook también colocó ese nombre de carpeta en el cuadro de texto Nombre. Si está satisfecho con el nombre que Outlook eligió para el Paso rápido, pase al siguiente paso. Si desea darle un nombre diferente al Paso Rápido, simplemente escríbalo en el cuadro de texto Nombre.
7. Se cierra el cuadro de diálogo Configuración de la primera vez.

Siempre que desee mover un mensaje a la carpeta específica, sólo tiene que seleccionar el mensaje y hacer clic en el Paso rápido que ha creado. El mensaje se moverá automáticamente a la carpeta y se marcará como leído.