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5. Cómo separar su información personal y laboral en su iPad

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IPad en el trabajo para tontos

Por Galen Gruman

Puede que quieras tomar medidas para separar tu trabajo de los datos personales si usas tu iPad para trabajar. Entonces, ¿qué significa esto para el iPad? A continuación se presentan algunas estrategias para minimizar la mezcla de lo personal y lo empresarial en su tableta

El correo electrónico, los calendarios, las notas, las tareas y los contactos deben almacenarse en servidores separados.

El iPad soporta múltiples cuentas para los servidores que manejan esta información, y deberías usarlas.

Al redactar mensajes de correo electrónico en la aplicación Correo, asegúrese de que la dirección del remitente sea de la cuenta correcta; de lo contrario, toque el nombre de la cuenta actual en su mensaje de correo electrónico y elija la correcta. Si vas a la vista Buzones de correo en la aplicación Mail de tu iPad, puedes tocar la cuenta deseada de la lista Cuentas para trabajar sólo en esa cuenta. Esta es una gran manera de evitar el uso erróneo de la cuenta de correo electrónico equivocada.

La aplicación Calendario le permite restringir los calendarios que puede ver tocando Calendarios y seleccionando los calendarios deseados en la ventana emergente que aparece. Pero cuando creas un evento, puedes seleccionar el calendario en el que va, y como están codificados por colores, es bastante fácil asegurarse de que el calendario correcto esté configurado para cada evento.

La aplicación Recordatorios para tareas funciona de manera similar; elija la cuenta deseada de la lista de la izquierda.

Mantener las cuentas directamente en la aplicación Notes no es tan fácil. Por ejemplo, no se puede cambiar la cuenta a la que está asignada una nota, ni tampoco se puede seleccionar la cuenta para una nueva nota. Por lo tanto, para tomar notas de la reunión, asegúrese de que está usando su cuenta de trabajo, no la personal. Puntee en el botón Cuentas en la parte superior izquierda de la pantalla Notas para obtener una lista de cuentas y, a continuación, puntee en la cuenta en la que desea trabajar.

Si quieres estar más seguro, utiliza diferentes aplicaciones para los datos personales y comerciales. Por ejemplo:

• Puede utilizar la aplicación gratuita OWA de Microsoft para correos electrónicos, contactos y citas de trabajo (si su empresa utiliza el servicio Office 365) y el Correo, el Calendario, los Contactos, las Notas y los Recordatorios de Apple para obtener información personal. (OWA significa Outlook Web Access.)
• Puede usar la aplicación TouchDown de NitroDesk ($19.99, o gratis si su empresa tiene una cuenta de empresa) para correos electrónicos de trabajo, contactos y citas, notas y tareas (si su empresa utiliza el servidor Exchange de Microsoft), y utilizar las aplicaciones de Apple para obtener información personal. iKonic Apps’ Mail+ es otra opción para los usuarios de Exchange, pero sólo admite correo electrónico, calendarios y contactos.
• Su empresa puede proporcionar un conjunto separado de aplicaciones para acceder al correo electrónico corporativo, calendarios, etc. Las suites de gestión de dispositivos móviles suelen ofrecer estos conjuntos de aplicaciones independientes.
• Puedes utilizar las aplicaciones de Apple para las funciones de trabajo y, por ejemplo, la aplicación Gmail de Google para los mensajes de correo electrónico personales.

Sin embargo, esa estrategia de «aplicaciones separadas» no es tan fácil de hacer en el iPad como en un ordenador. La razón: No hay alternativas a las aplicaciones de Apple que funcionen en todos los servicios populares y cubran la misma gama de funciones.

Por ejemplo, la aplicación OWA de Microsoft no maneja notas ni tareas, y sólo funciona si utiliza el servicio Office 365.

La única manera de obtener una alternativa completa a las aplicaciones de Apple es que tu empresa invierta en un servicio de gestión de dispositivos móviles.

Los documentos también deben guardarse por separado

Una gran preocupación entre los administradores de TI es que los datos de la empresa se copien a dispositivos que no pueden supervisar, lo que puede proporcionar una trampilla de escape para los datos confidenciales que no pueden rastrear hasta el filtrador.

Para trabajar en un documento, lo más probable es que tengas que hacer una copia local para tu iPad, usando el servicio Abrir en. Una vez hecho esto, el documento -o esa copia, de todos modos- ya no está bajo el control del departamento de TI ni dentro de su capacidad de supervisión.

Sin embargo, puede minimizar la mezcla de documentos personales y de trabajo utilizando aplicaciones y servicios de almacenamiento separados siempre que sea posible.

Por ejemplo, puede utilizar el excelente conjunto de aplicaciones de iWork de Apple, que consiste en las aplicaciones Pages, Numbers y Keynote para documentos personales; y utilizar el también excelente conjunto de aplicaciones de Office de Word, Excel y PowerPoint de Microsoft para documentos empresariales, suponiendo que su empresa utilice el servicio Office 365, que Office para iPad requiere.

Las aplicaciones de Microsoft Office no te permiten compartir documentos con otras aplicaciones de iPad, salvo enviarlos como archivos adjuntos en Mail. Además, te restringen a guardar archivos sólo en los servicios OneDrive y SharePoint de Microsoft, en el servicio de almacenamiento en nube Dropbox o en el almacenamiento interno de las aplicaciones de Office en el iPad, aunque puedes copiar archivos de otras aplicaciones, incluido Mail, en las aplicaciones de Office. Por lo tanto, Microsoft Office para iPad hace que sea un poco más difícil compartir sus datos con el resto de su iPad.

Por supuesto, esa separación no es completa. Puedes configurar una cuenta personal de OneDrive o Dropbox y mover archivos a ella desde las aplicaciones de Office para iPad, y luego compartirlos con otras aplicaciones y servicios desde la aplicación OneDrive o Dropbox de tu iPad o desde el servicio OneDrive o Dropbox de tu computadora.

Una estrategia similar es utilizar diferentes servicios de almacenamiento en nube para documentos de trabajo y de negocios, como Dropbox o iCloud Documents para archivos personales y Box o OneDrive para documentos de trabajo.

Considere la posibilidad de separar sus actividades web

Una de las características más convenientes del navegador Safari de Apple es que sincroniza marcadores, contraseñas e información de tarjetas de crédito en sus versiones para iPad, iPhone, Mac y Windows, siempre y cuando hayas accedido a la misma cuenta iCloud en esos dispositivos, por supuesto. Pero esa característica también significa que tu información personal y la de tu trabajo están sincronizadas dentro de la misma cuenta.

Por lo tanto, puede considerar la posibilidad de utilizar dos navegadores: uno para uso personal y otro para uso profesional. Ese segundo navegador debería ser el gratuito Google Chrome, que también sincroniza los marcadores y las contraseñas de todos los dispositivos conectados a tu cuenta de Google.