Equilibrar una cuenta bancaria es muy fácil en QuickBooks. De hecho, si usted tiene algún problema, probablemente se deba a …. bueno, el mantenimiento de registros descuidados que precedieron a su uso de QuickBooks.
En una conciliación, como probablemente ya sabe, se comparan los registros de una cuenta bancaria con los registros del banco de la misma cuenta. Usted debe poder explicar cualquier diferencia entre las dos cuentas, generalmente señalando los cheques que ha girado y que aún no se han compensado.
El primer paso, entonces, es proporcionar QuickBooks la información de la cuenta del banco. Usted obtiene esta información de su estado de cuenta mensual. Suministre a QuickBooks las cifras que necesita, como se indica a continuación:
Seleccione Banking→Reconcile o haga clic en el icono Reconciliar en la pantalla de inicio. QuickBooks muestra el cuadro de diálogo Iniciar reconciliación Si tiene varias cuentas bancarias, es posible que tenga que seleccionar la cuenta que desea reconciliar.
Si la cuenta bancaria que se muestra no es la que desea reconciliar, abra la lista de cuentas y seleccione la cuenta correcta.
Introduzca la fecha del extracto bancario en el cuadro de texto Fecha de extracto Puede ajustar una fecha día a día utilizando las teclas más (+) y menos (-). También puede hacer clic en el botón Calendario en el lado derecho del cuadro de texto Fecha del estado de cuenta para seleccionar una fecha del calendario.
QuickBooks muestra una cantidad en el cuadro de texto Saldo inicial.
Introduzca el saldo final de su extracto bancario en el cuadro de texto Saldo final.
Si el extracto bancario muestra un cargo por servicio y aún no lo ha ingresado, mueva el cursor al cuadro de texto Cargo por servicio e ingrese el monto.
QuickBooks añade un mes a la fecha del cargo por servicio desde la última vez que lo reconcilió. Si esta fecha no es correcta, escriba la correcta.
Introduzca la cuenta de gastos a la que se asignan los gastos adicionales bancarios en el primer cuadro de texto Cuenta, el que aparece junto al cuadro de texto Fecha. Active la lista desplegable haciendo clic en la flecha hacia abajo, resalte la categoría con las teclas de flechas y, a continuación, presione Entrar.
Si la cuenta ganó intereses durante el mes y usted aún no ha ingresado esta cifra, escriba una cantidad en el cuadro de texto Intereses ganados.
Introduzca una fecha de operación para la operación de ingresos por intereses.
En el segundo cuadro de texto Cuenta, introduzca la cuenta a la que se debe asignar el interés de esta cuenta.
QuickBooks muestra la ventana Reconciliar.
Desde la ventana Reconciliar, se indica a QuickBooks qué depósitos y qué cheques se han compensado en el banco. Siga estos pasos:
Identifique el primer depósito que se ha compensado.
Desplácese por las transacciones enumeradas en la sección Depósitos y otros créditos de la ventana Reconciliar, busque el depósito y, a continuación, haga clic en él. También puede resaltar el depósito usando las teclas de tabulación o de flecha y luego presionando la barra espaciadora. QuickBooks coloca una marca de verificación delante del depósito para marcarlo como compensado y actualiza el saldo del estado de cuenta compensado.
Si no puede encontrar un depósito en la ventana Reconciliar, aún no lo ha ingresado en el registro. Cierre o desactive la ventana Reconciliar haciendo clic en el botón Dejar. Para volver a la ventana Reconciliar, vuelva a abrirla o reactívela. También puede elegir Banking→Make Depósitos y abrir la pantalla de depósito en la parte superior de la ventana Reconciliar, si lo desea. Registre el depósito y luego haga clic en el botón Guardar y cerrar. Al abrir de nuevo la ventana Reconciliar, el depósito aparece en el área Depósitos y otros créditos.
Repita los pasos del 1 al 3 para todos los depósitos que aparecen en el extracto bancario.Asegúrese de que las fechas coincidan y de que los importes de los depósitos sean correctos. Si no lo son, vuelva a las transacciones y corríjalos. Para acceder a una transacción, haga clic en el botón Ir a. Aparecerá la ventana Escribir cheques o Realizar depósitos en la que se registró originalmente la operación. Haga las correcciones allí y luego haga clic en Guardar y cerrar.
QuickBooks le permite ordenar las transacciones que aparecen en la ventana Reconciliar haciendo clic en los encabezados de columna en la sección Cheques y pagos y en la sección Depósitos y otros créditos.
Desplácese por las transacciones enumeradas en la sección Cheques y pagos de la ventana Reconciliar; busque el primer cheque y, a continuación, haga clic en él. También puede resaltarlo presionando Tab y una tecla de flecha. Luego presione la barra espaciadora. QuickBooks inserta una marca de verificación para etiquetar esta transacción como compensada y actualiza el saldo del extracto compensado.
Si no puedes encontrar un cheque o un retiro en QuickBooks, adivina qué. Aún no lo has registrado en el registro. Cierre o desactive la ventana Reconciliar haciendo clic en el botón Dejar o activando otra ventana. A continuación, visualice el registro e introduzca el cheque o la toma de material. Para volver a la ventana Reconciliar, vuelva a abrirla o reactívela, o simplemente elija Banking→Write Cheques, cree el cheque justo encima de la ventana Reconciliar y, a continuación, haga clic en Guardar y cerrar para volver a la pantalla Reconciliar y continuar desde donde lo dejó.
Repita los pasos 5-7 para todos los retiros que aparecen en el estado de cuenta bancario.
