Cuando se utiliza un programa de base de datos como Access 2010, no se puede empezar a introducir datos. En su lugar, necesita crear un diseño de base de datos relacional, dividiendo su información en una o más tablas, cada una compuesta de campos (que son como las columnas de una hoja de cálculo). Las tablas se conectan mediante uniones relacionales, donde un campo de una tabla coincide (se relaciona con) un campo de otra. He aquí la idea general.
Identifique sus datos. Haga una lista de los posibles campos (piezas de información), incluyendo texto, numérico, fecha, verdadero/falso y otros tipos de datos.
No almacene la misma información en más de un lugar. Si puede calcular un campo a partir de otro, guarde sólo uno. (Por ejemplo, guarde la fecha de nacimiento o la edad, pero no ambas).
Organice los campos en tablas. Agrupe sus campos de acuerdo con lo que describen, de modo que cada grupo se convierta en una tabla. Por ejemplo, una base de datos de entrada de pedidos para una tienda puede tener una tabla para clientes, otra para productos y otra para pedidos.
Agregue tablas para códigos y abreviaturas. planifique para incluir una tabla de nombres de estados y códigos de dos letras, y una tabla cada dos códigos o abreviaturas que planee usar en la base de datos. Estas tablas se utilizarán para crear listas desplegables de valores entre los que podrá elegir al introducir registros.
La clave primaria es el campo que identifica de manera única cada registro de la tabla. Puede indicar a Access que asigne un número de identificación único a cada registro utilizando un campo AutoNumber.
Enlaza las tablas. Vea qué tablas contienen campos que coinciden con los campos de otras tablas. En una base de datos de entrada de pedidos, la tabla Pedidos debe contener un campo para identificar al cliente que ha realizado el pedido, un campo que coincida con el campo clave principal de la tabla Clientes. La mayoría de las relaciones son uno a muchos, donde un registro en una tabla puede coincidir con más de uno (o ningún) registros en otra tabla.
