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5. Cómo diseñar un libro de trabajo de Excel 2016

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Excel 2016 todo en uno para tontos

Por Greg Harvey

No todas las hojas de trabajo de Excel 2016 provienen de plantillas. Muchas veces, es necesario crear hojas de cálculo bastante únicas que no están destinadas a funcionar como modelos estándar a partir de los cuales se generan ciertos tipos de libros de trabajo. De hecho, la mayoría de las hojas de cálculo que usted crea en Excel pueden ser de este tipo, especialmente si su negocio no depende del uso de estados financieros y formularios altamente estandarizados.

Planificar su libro de trabajo

Al crear un nuevo libro de trabajo desde cero, es necesario empezar por considerar la disposición y el diseño de los datos. Al hacer esta planificación mental, tal vez quiera hacerse algunas de las siguientes preguntas:

• ¿El diseño de la hoja de cálculo requiere el uso de tablas de datos (con encabezados de columnas y filas) o listas (sólo con encabezados de columnas)?
• ¿Es necesario que estas tablas y listas de datos estén dispuestas en una sola hoja de trabajo o pueden colocarse en la misma posición relativa en varias hojas de trabajo del libro de trabajo (como las páginas de un libro)?
• ¿Las tablas de datos de la hoja de cálculo utilizan el mismo tipo de fórmulas?
• Algunas de las columnas de las listas de datos de la hoja de cálculo obtienen su información del cálculo de fórmulas o reciben su información de otras listas (llamadas tablas de consulta) del libro de trabajo?
• ¿Se graficará alguno de los datos de la hoja de cálculo y estos gráficos aparecerán en la misma hoja de cálculo (denominados gráficos incrustados), o aparecerán en hojas de cálculo separadas en el libro de trabajo (denominadas hojas de cálculo)?
• ¿Alguno de los datos de la hoja de cálculo proviene de hojas de trabajo que se encuentran en archivos de libros de trabajo separados?
• ¿Con qué frecuencia se actualizarán o añadirán los datos de la hoja de cálculo?
• ¿Cuántos datos tendrá la hoja de cálculo en última instancia?
• ¿Los datos de la hoja de cálculo se compartirán principalmente en forma impresa o en línea?

Todas estas preguntas son un intento de hacer que consideres el propósito básico y la función de la nueva hoja de cálculo antes de empezar a construirla, para que puedas llegar a un diseño que sea a la vez económico y totalmente funcional.

Economía

La economía es una consideración importante porque cuando se abre un libro de trabajo, todos sus datos se cargan en la memoria dinámica de su ordenador (conocida simplemente como memoria). Esto puede no plantear ningún problema si el dispositivo en el que está ejecutando Excel 2016 es uno de la última generación de PCs con más memoria de la que puede concebir utilizar de una vez, pero puede plantear un problema si está ejecutando Excel en una pequeña tableta de Windows con un mínimo de memoria o en un smartphone con memoria limitada o si comparte el archivo del libro de trabajo con alguien cuyo equipo no está tan bien equipado. Además, dependiendo de la cantidad de datos que se introduzcan en el libro de trabajo, es posible que llegue a ver que Excel se arrastra y se arrastra cuanto más se trabaja con él.

Para ayudar a protegerse contra este problema, asegúrese de no rellenar las tablas y listas de datos de su libro de trabajo con celdas «espaciadoras» vacías adicionales. Mantenga las tablas tan juntas como sea posible en la misma hoja de trabajo (con no más de una sola columna o fila en blanco como separador, que puede ajustar para que sean tan anchas o altas como desee) o, si el diseño lo permite, manténgalas en la misma región de hojas de trabajo consecutivas.

Funcionalidad

Junto con la economía, debe prestar atención a la funcionalidad de la hoja de cálculo. Esto significa que necesita tener en cuenta el crecimiento futuro al seleccionar la ubicación de sus tablas, listas y gráficos de datos. Esto es especialmente importante en el caso de las listas de datos porque tienden a crecer cada vez más a medida que se añaden datos, lo que requiere más y más filas de las mismas pocas columnas en la hoja de trabajo. Esto significa que normalmente debería considerar todas las filas de las columnas utilizadas en una lista de datos como «off limits». De hecho, siempre coloque los gráficos de posición y otras tablas de apoyo a la derecha de la lista en lugar de en algún lugar debajo de la última fila utilizada. De esta manera, puede continuar añadiendo datos a su lista sin tener que detenerse nunca y primero mover algún elemento no relacionado del camino.

Esta preocupación espacial no es la misma cuando se coloca una tabla de datos que sumará los valores tanto en las filas como en la tabla de columnas – por ejemplo, una tabla de ventas que suma sus ventas mensuales por artículo con fórmulas que calculan los totales mensuales en la última fila de la tabla y fórmulas que calculan los totales de los artículos en la última columna. En esta tabla, no tiene que preocuparse por tener que mover otros elementos, como gráficos incrustados u otras tablas de datos compatibles o no relacionadas, ya que utiliza la capacidad de Excel para expandir las filas y columnas de la tabla desde dentro.

A medida que la mesa se expande o contrae, los elementos circundantes se mueven en relación con la expansión y contracción de la mesa. Este tipo de edición se realiza en la tabla porque la inserción de nuevas filas y columnas de tabla antes de las fórmulas garantiza que se puedan incluir en los cálculos de totalización. De esta manera, la fila y columna de fórmulas en la tabla de datos actúa como un límite que flota con la expansión o contracción de sus datos pero que mantiene a raya al resto de los elementos.

Finalización del diseño de su libro de trabajo

Después de que hayas planificado más o menos dónde va todo en tu nueva hoja de cálculo, estarás listo para empezar a establecer las nuevas tablas y listas. A continuación se presentan algunos consejos generales sobre cómo configurar una nueva tabla de datos que incluya cálculos simples de sumas totales:

• Introduzca el título de la tabla de datos en la primera celda, que forma los bordes izquierdo y superior de la tabla.
• Introduzca la fila de encabezados de columna en la fila debajo de esta celda, comenzando en la misma columna que la celda con el título de la tabla.
• Introduzca los títulos de las filas en la primera columna de la tabla, empezando por la primera fila que contendrá los datos. (Esto deja una celda en blanco donde la columna de encabezados de fila cruza la fila de encabezados de columna.)
• Construya la primera fórmula que suma columnas de entradas de celdas (aún vacías) en la última fila de la tabla, y luego copie esa fórmula en el resto de las columnas de la tabla.
• Construya la primera fórmula que suma las filas de las entradas de celdas (aún vacías) en la última columna de la tabla, y luego copie esa fórmula hacia abajo en el resto de las filas de la tabla.
• Formatear las celdas para retener los valores de la tabla y luego introducirlos en sus celdas, o bien, introducir los valores que deben calcularse y, a continuación, formatear sus celdas. (Esta es realmente tu elección.)

Al configurar una nueva lista de datos en una nueva hoja de trabajo, introduzca el nombre de la lista en la primera celda de la tabla y, a continuación, introduzca la fila de encabezados de columna en la fila de abajo. A continuación, introduzca la primera línea de datos debajo de las cabeceras de columna apropiadas.

Abrir nuevos libros de trabajo en blanco

Aunque puede abrir un nuevo libro de trabajo desde la pantalla de Excel en la vista Backstage al iniciar por primera vez el programa que puede utilizar para crear una nueva hoja de cálculo desde cero, encontrará ocasiones en las que necesitará abrir su propio libro de trabajo en blanco desde el área de la propia hoja de cálculo. Por ejemplo, si inicia Excel abriendo un libro de trabajo existente que necesita edición y luego pasa a crear una nueva hoja de cálculo, deberá abrir un libro de trabajo en blanco (lo que puede hacer antes o después de cerrar el libro de trabajo con el que inició Excel).

La manera más fácil de abrir un libro de trabajo en blanco es presionar Ctrl+N. Excel responde abriendo un nuevo libro de trabajo, al que se le da un nombre genérico con el siguiente número no utilizado (Libro 2, si abrió Excel con un Libro 1 en blanco). También puede hacer lo mismo en la vista Backstage seleccionando File→New y haciendo clic en la miniatura del Libro de trabajo en blanco.

Tan pronto como se abre un libro de trabajo en blanco, Excel activa su ventana de documento. Para volver a otro libro de trabajo que tiene abierto (lo que haría si quisiera copiar y pegar algunos de sus datos en una de las hojas de trabajo en blanco), haga clic en su botón en la barra de tareas de Windows o presione Alt+Tab hasta que su icono de archivo esté seleccionado en el cuadro de diálogo que aparece en el centro de la pantalla.

Si alguna vez abre un libro de trabajo en blanco por error, puede cerrarlo inmediatamente pulsando Ctrl+W, eligiendo File→Close, o pulsando Alt+FC. Excel cierra su ventana de documento y le devuelve automáticamente a la ventana del libro de trabajo que estaba abierta originalmente en el momento en que abrió por error el libro de trabajo en blanco.