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- Cómo desarrollar un plan de gestión de las comunicaciones en el proyecto 2013
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Por Cynthia Snyder Stackpole
Cuando esté planificando un proyecto en el Proyecto 2013, considere qué información usted (o cualquier otra parte interesada) necesita rastrear. Con frecuencia, esta información se almacena en un documento separado conocido como plan de gestión de comunicaciones.
El plan de gestión de las comunicaciones puede ser complejo, o tan simple como una tabla de Word o una hoja de cálculo de Excel. Introduzca el nombre o la posición de cada parte interesada en la columna de la izquierda y, a continuación, en la parte superior, introduzca la información necesaria, su método y la frecuencia de entrega.
No se trata de la ciencia de los cohetes, pero aún así hay que determinar de antemano qué información se quiere rastrear, cuándo y en qué forma.
El primer paso para seguir el progreso de un proyecto es recopilar información sobre lo que está sucediendo. Cuanto más sencillo sea informar sobre el progreso de un proyecto, mejor, porque la gente lo hará. Cuanto más rutinarios sean los informes -por ejemplo, todos los viernes, en un formulario específico convertido en la misma persona-, más fácil será recopilar datos.
A continuación, puede introducir esa información en el Proyecto 2013 de varias maneras: Utilice varias vistas y tablas para introducir información en hojas de datos, introduzca información en el cuadro de diálogo Información de tarea o utilice las herramientas de seguimiento del grupo Planificación de la ficha Tarea de la cinta.
La cantidad de datos que recopila está determinada por la información que necesita rastrear y el nivel de detalle. Por ejemplo, algunas personas utilizan el Proyecto 2013 sólo para crear un cronograma para sus actividades. Otros utilizan recursos y hacen un seguimiento de su trabajo total en las tareas, pero no hasta el nivel de detalle que escrutan el trabajo por hora realizado.
Usted tiene que identificar el mejor método de rastreo para usted, el cual es determinado por la cantidad y tipo de información que necesita monitorear. Microsoft proporciona cuatro métodos de seguimiento en Project 2013:
- Tarea – total
- Tarea – por fases
- Asignación – total
- Asignación – por etapas
Puede empezar a entender estos métodos comparando el seguimiento de tareas y el seguimiento de asignaciones. Puede realizar un seguimiento de la información por tarea, indicando hasta el momento actual (o una fecha de estado que usted seleccione) el trabajo total completado o los costes de la tarea. O puede rastrear la información por asignación, que es un rastreo más detallado que le muestra el trabajo total completado o los costos por cada recurso.
El proyecto 2013 asume que los recursos dividirán el trabajo en partes iguales. Por lo tanto, la variable de fase en el tiempo entra en la imagen. El seguimiento en fases utiliza incrementos de tiempo específicos, ya sea que usted elija seguir el trabajo por tarea o el trabajo completado por recursos individuales en la tarea.
Si el proyecto u organización no requiere una asignación detallada o un seguimiento en fases, es mejor utilizar el método tarea – total. De este modo, podrá dedicar menos tiempo a la introducción de información en el Proyecto 2013 y más tiempo a la gestión del equipo y de las partes interesadas.
